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ÁREA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

En esta área participan personal que cuentan con las herramientas necesarias para cumplir con sus finalidades, ya que han recibido las capacitaciones adecuadas para realizar las siguientes actividades: organizar, limpiar, ordenar, clasificar, y guarda de expedientes del acervo documental que es transferido de las dependencias universitarias al Archivo de Concentración (transferencia primaria). Además, realizan la captura de datos detallados de los expedientes bajo resguardo del Archivo de Concentración para consulta de usuarios en la página web. Al igual que las otras áreas, también ofrecen el servicio de consulta a usuarios internos de las diferentes dependencias universitarias.

ÁREA DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL

Es el área encargado de recibir las transferencias documentales de los archivos de trámite de las diferentes escuelas, facultades y dependencias de la Universidad Michoacana. Para poder llevar a cabo  las recepciones documentales, los solicitantes previamente deben enviar un oficio a la Dirección de Archivo especificando el tipo de documentación que van a transferir, acompañado del inventario de transferencia primaria. Una vez notificada a la Dirección de Archivo, se establecen las fechas en que se hará la recepción, la cual deberá ser cotejada por el personal del área de recepción documental del Archivo de Concentración, posteriormente es colocada en la estantería asignada para ello. Esta área es atendida por personal que cuentan con la capacitación necesaria para cumplir con las funciones encomendadas, mismas que se encargan no sólo de cotejar la información sino de sellarla y distribuirla a las áreas correspondientes. Además de las actividades señaladas, el personal también se encarga de ofrecer el servicio de consulta de las diferentes escuelas y facultades de la misma universidad, quienes consultan y cotejan especialmente kárdex de calificaciones de alumnos y estados de exámenes. Además, otorgan el servicio de fotocopiado a los usuarios que así lo requieren, realizan la apertura de expedientes nuevos de alumnos, intercalan tarjetas alfanuméricas y sellan los expedientes de nóminas que son transferidas a esta área. 

ÁREA DE ELABORACIÓN DE HOJAS DE SERVICIO

Esta área es atendida por empleados capacitados adecuadamente para realizar las tareas encomendadas que son, esencialmente, la elaboración de las hojas de servicio de docentes y administrativos de la Universidad Michoacana que lo solicitan para diferentes trámites personales. A lo largo del año, se expiden hojas de servicio solicitados en la plataforma Ventanilla de Servicios de la Tesorería (VeST) preferentemente o en el correo institucional: dir.archivo.sria.admin@umich.mx, con una respuesta máxima de cinco días hábiles. Para ello, se recibe el apoyo del área de digitalización, posteriormente los documentos electrónicos son integrados a la plataforma VeST para que el solicitante pueda realizar la descarga o en caso excepcional al correo electrónico del titular. Si el documento impreso es requerido en físico pueden acudir al área de ventanilla de manera presencial. Como actividades complementarias intercalan documentos en los expedientes ya existentes, crean o abren nuevos expedientes, y atienden el servicio de consulta a usuarios cuando es requerido.

ÁREA DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN

El Archivo de Concentración ante el avance de la tecnología realiza un esfuerzo constante por avanzar en la digitalización del acervo que resguarda, con la finalidad de disponer de la información de forma más accesible y rápida, evitando su rápido deterioro. El área de digitalización es atendido por empleados que se encargan de convertir  los documentos físicos en formato digital.